Регламент ЦНАП

РЕГЛАМЕНТ
Відділу «Центр надання адміністративних послуг»
Арцизької міської ради

 

1. Загальні положення

1.1. Регламент відділу «Центр надання адміністративних послуг» Арцизької міської ради Одеської області (надалі – Регламент) розроблено відповідно до Закону України «Про адміністративні послуги», з урахуванням Примірного регламенту центру надання адміністративних послуг, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 01 серпня 2013 р. № 588 (з наступними змінами).
Регламент визначає порядок організації роботи відділу «Центр надання адміністративних послуг» Арцизької міської ради його територіальних підрозділів, віддалених робочих місць адміністраторів/мобільних центрів (у разі їх утворення) (далі –Центр), порядок дій адміністраторів, державних реєстраторів та інших працівників Центру та їх взаємодії із суб’єктами надання адміністративних послуг. Затвердження та внесення змін до Регламенту здійснюється рішенням Арцизької міської ради Одеської області.
1.3. Центр у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, актами центральних та місцевих органів виконавчої влади, рішеннями міської ради, рішеннями виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, Положенням про Центр та цим Регламентом.
1.4. Дотримання положень Регламенту є обов'язковим для всіх працівників Центру, а також для суб’єктів надання адміністративних послуг в частині надання відповідних послуг через Центр.
1.5. Терміни, які використовуються у цьому Регламенті, вживаються у значеннях, наведених у законах України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про адміністративні послуги», «Про дозвільну систему у сфері господарської діяльності».
1.6. Подання вхідного пакету документів на отримання адміністративної послуги, яка надається через Центр, та передача вихідного пакету документів суб’єкту звернення.
1.7. Надання адміністративних послуг у Центрі здійснюється з дотриманням таких принципів:
а). верховенства права, у тому числі законності та юридичної визначеності;
б). стабільності;
в). рівності перед законом;
г). відкритості та прозорості;
ґ). оперативності та своєчасності;
д). доступності інформації про надання адміністративних послуг;
е). захищеності персональних даних;
є). раціональної мінімізації кількості документів та процедурних дій, що вимагаються для отримання адміністративних послуг;
ж). неупередженості та справедливості;
з). доступності та зручності для суб’єктів звернення.
1.8. На основі узгоджених рішень із суб’єктами надання адміністративних послуг у Центрі можуть надаватися адміністративні послуги безпосередньо такими суб’єктами.

 

2. Вимоги до приміщення, у якому розміщується Центр

2.1. Центр розміщується у зручному для суб’єктів звернення місці з розвинутою транспортною інфраструктурою.
2.2. На вході до приміщення (будівлі) розміщується інформаційна вивіска з найменуванням Центру та графіком його роботи.
2.3. Вхід до Центру повинен бути облаштований пандусами для осіб з обмеженими фізичними можливостями.
2.4. На прилеглій до Центру території передбачається місце для безоплатної стоянки автомобільного транспорту суб’єктів звернення; на прилеглих вулицях розміщуються вказівники, на яких зазначається місце розташування Центру.
2.5. Приміщення Центру поділяється на відкриту та закриту частини.
2.6. У відкритій частині здійснюється прийом, консультування, інформування та обслуговування суб’єктів звернення працівниками Центру.
2.7. Суб’єкти звернення мають безперешкодний доступ до відкритої частини Центру.
2.8. Відкрита частина містить:
а). сектор прийому;
б). сектор інформування;
в). сектор очікування;
г). сектор обслуговування.
2.9. Відкрита частина розміщується на першому поверсі будівлі.
2.10. Закрита частина призначена виключно для опрацювання документів, пошти, надання консультацій з використанням телефонного зв’язку, а також збереження документів, справ, журналів обліку/реєстрації (розміщення архіву).
2.11. Вхід до закритої частини Центру суб’єктам звернення забороняється.
2.12. Закрита частина може розміщуватися на інших поверхах ніж відкрита частина.
2.13. Сектор прийому облаштовується при вході до приміщення Центру та у ньому здійснюється загальне інформування і консультування суб’єктів звернення з питань роботи Центру.
2.14. Сектор інформування облаштовується з метою ознайомлення суб’єктів звернення з порядком та умовами надання адміністративних послуг.
2.15. У секторі інформування розміщуються інформаційні стенди, а також у разі можливості – інформаційні термінали у зручному для перегляду місці, які містять актуальну, вичерпну інформацію, необхідну для одержання адміністративних послуг.
2.16. Сектор інформування облаштовується столами, стільцями, телефонами, факсимільними апаратами та забезпечується канцелярськими товарами для заповнення суб’єктами звернення необхідних документів.
2.17. Сектор очікування розміщується у просторому приміщенні, площа якого визначається залежно від кількості осіб, які звертаються до Центру протягом дня, та облаштовується у достатній кількості стільцями, кріслами тощо.
2.18. Сектор очікування у разі потреби обладнується автоматизованою системою керування чергою, системою звукового інформування осіб похилого віку та тих, які мають проблеми з зором.
2.19. Сектор обслуговування утворюється за принципом відкритості розміщення робочих місць.
2.20. Кожне робоче місце для прийому суб’єктів звернення має інформаційну табличку з зазначенням номера такого місця, прізвища, імені, по батькові та посади адміністратора Центру.
2.21. Площа секторів очікування та обслуговування повинна бути достатньою для забезпечення зручних і комфортних умов для прийому суб’єктів звернення та роботи адміністраторів Центру і становить не менш як 50 кв. м.
2.22. На інформаційних стендах та інформаційних терміналах розміщується інформація, зокрема про:
а). найменування Центру, номери телефонів для довідок, факс, адресу веб-сторінки, електронної пошти;
б). графік роботи Центру (прийомні дні та години, вихідні дні);
в). перелік адміністративних послуг, які надаються через Центр, та відповідні інформаційні картки адміністративних послуг;
г). строки надання адміністративних послуг;
ґ). бланки заяв та інших документів, необхідних для звернення за отриманням адміністративних послуг, а також зразки їх заповнення;
д). платіжні реквізити для оплати платних адміністративних послуг;
е). супутні послуги, які надаються у приміщенні Центру;
є). прізвище, ім’я, по батькові керівника Центру, контактні телефони, адресу електронної пошти;
ж). користування інформаційними терміналами (у разі їх наявності);
з). користування автоматизованою системою керування чергою (у разі її наявності);
и). положення про Центр;
й). регламент Центру.
2.23. Перелік адміністративних послуг, які надаються через Центр, розміщується у доступному та зручному для суб’єктів звернення місці, у тому числі на інформаційному терміналі (у разі його наявності).
2.24. Адміністративні послуги у переліку групуються за моделлю життєвих ситуацій суб’єктів звернення та/або сферами правовідносин (законодавства), та/або суб’єктами надання адміністративних послуг.
2.25. Бланки заяв, необхідні для замовлення адміністративних послуг, розміщуються у секторі інформування на стендах-накопичувачах або стелажах з вільним доступом до них суб’єктів звернення.
2.26. Особам з обмеженими фізичними можливостями забезпечується вільний доступ до інформації, зазначеної в цьому розділі, шляхом розміщення буклетів, інформаційних листів на стендах, інших необхідних матеріалів, надрукованих шрифтом Брайля.
2.27. У разі можливості на інформаційних терміналах розміщується голосова інформація та відеоінформація, а також здійснюється інформування іншими способами, які є зручними для осіб з обмеженими фізичними можливостями.

 

3. Інформаційна та технологічна картки адміністративних послуг

3.1. Інформація для суб’єкта звернення щодо надання адміністративних послуг подається в інформаційних картках адміністративних послуг, а порядок розгляду і вирішення справ щодо надання конкретних адміністративних послуг - у технологічних картках.
3.2. Інформаційні і технологічні картки адміністративних послуг розробляються суб’єктами надання адміністративних послуг на кожну адміністративну послугу та затверджуються відповідно до Закону України «Про адміністративні послуги» та вимог до підготовки технологічної картки адміністративної послуги, що затверджені Кабінетом Міністрів України, а також інших нормативно-правових актів, які регламентують надання адміністративних послуг.
3.3. Керівник Центру може вносити суб’єкту надання адміністративної послуги пропозиції щодо необхідності внесення змін до затверджених інформаційних та технологічних карток адміністративних послуг (у тому числі для документів дозвільного характеру у сфері господарської діяльності).
3.4. У разі внесення змін до законодавства щодо надання адміністративної послуги суб’єкт її надання своєчасно інформує про це керівника Центру, готує пропозиції щодо внесення змін до переліку адміністративних послуг, інформаційних та/або технологічних карток згідно з законодавством України.

 

4. Робота інформаційного підрозділу Центру

4.1. Для надання допомоги суб’єктам звернення у користуванні інформаційними терміналами та автоматизованою системою керування чергою (у разі їх наявності), консультування з загальних питань організації роботи Центру та порядку прийому суб’єктів звернення у Центр утворюється відділення для інформаційного забезпечення суб’єктів звернень (надалі – рецепція).
4.2. Рецепція:
а). інформує за усним клопотанням суб’єкта звернення про належність порушеного ним питання до компетенції Центру;
б). консультує суб’єктів звернення щодо порядку внесення плати (адміністративного збору) за надання платних адміністративних послуг, надає інформацію про платіжні реквізити для сплати адміністративного збору;
в). надає іншу інформацію та допомогу, які необхідні суб’єктам звернення до прийому їх адміністратором.
4.3. Центр забезпечує роботу окремого розділу на офіційній веб-сторінці Арцизької міської ради, де розміщується інформація, зазначена у цьому Регламенті, а також відомості про місце розташування Центру, найближчі зупинки громадського транспорту, під’їзні шляхи, місця паркування, інша корисна для суб’єктів звернення інформація.
4.4. Інформація, яка розміщується у приміщенні Центру (у тому числі на інформаційних терміналах) та на веб-сторінці Арцизької міської ради, повинна бути актуальною і повною.
4.5. Інформація в окремому розділі офіційної веб-сторінки Арцизької міської ради, роботу якого забезпечує Центр, має бути зручною для пошуку та копіювання.
4.6. Суб’єктам звернення, які звернулися до Центру з використанням засобів телекомунікаційного зв’язку (телефону, електронної пошти, інших засобів зв’язку), забезпечується можливість отримання інформації про надання адміністративних послуг Центру у спосіб, аналогічний способу звернення.

 

5. Керування чергою у Центрі

5.1. З метою забезпечення зручності та оперативності обслуговування суб’єктів звернення у Центр вживаються заходи для запобігання утворенню черги, а у разі її утворення – для керування чергою.
5.2. У разі запровадження автоматизованої системи керування чергою суб’єкт звернення для прийому адміністратором Центру реєструється за допомогою термінала у такій системі, отримує відповідний номер у черзі та очікує на прийом.
5.3. Автоматизована система керування чергою може передбачати персоніфіковану реєстрацію суб’єкта звернення (з зазначенням його прізвища та імені).
5.4. У Центрі може здійснюватися попередній запис суб’єктів звернення на прийом до адміністратора на визначену дату та час.
5.5. Попередній запис може здійснюватися через особисте звернення до Центру та/або електронну реєстрацію в окремому розділі офіційної веб-сторінки Арцизької міської ради.
5.6. Прийом суб’єктів звернення, які зареєструвалися через попередній запис, здійснюється у визначені керівником Центру години.
5.7. Центр може здійснювати керування чергою в інший спосіб, гарантуючи дотримання принципу рівності суб’єктів звернення.

 

6. Прийняття заяви та інших документів у Центрі

6.1. Прийняття від суб’єкта звернення заяви та інших документів, необхідних для надання адміністративної послуги (надалі – вхідний пакет документів), та повернення документів з результатом надання адміністративної послуги (надалі – вихідний пакет документів) здійснюється виключно у Центрі.
6.2. Суб’єкт звернення має право подати вхідний пакет документів у Центр особисто, через уповноваженого представника, надіслати його поштою (рекомендованим листом з описом вкладення) або у передбачених законом випадках за допомогою засобів телекомунікаційного зв’язку.
6.3. У разі, якщо вхідний пакет документів подається уповноваженим представником суб’єкта звернення, пред’являються документи, що посвідчують особу представника та засвідчують його повноваження.
6.4 Адміністратор Центру перевіряє відповідність вхідного пакета документів інформаційній картці адміністративної послуги, у разі потреби надає допомогу суб’єктові звернення у заповненні бланка заяви.
6.5. У разі, якщо суб’єкт звернення допустив неточності або помилки під час заповнення бланка заяви, адміністратор повідомляє суб’єкта звернення про відповідні недоліки та надає необхідну допомогу у їх усуненні.
6.6. Заява, яка подається для отримання адміністративної послуги, повинна містити дозвіл суб’єкта звернення на обробку, використання та зберігання його персональних даних у межах, необхідних для надання адміністративної послуги.
6.7. Адміністратор Центру складає опис вхідного пакета документів, у якому зазначаються інформація про заяву та перелік документів, поданих суб’єктом звернення до неї, у двох примірниках.
6.6. Суб’єкту звернення надається примірник опису вхідного пакета документів за підписом і з проставленням печатки (штампа) відповідного адміністратора, а також відмітки про дату та час його складення.
6.7. Другий примірник опису вхідного пакета документів зберігається у матеріалах справи в електронній формі.
6.8. Адміністратор під час отримання вхідного пакета документів зобов’язаний з’ясувати прийнятний для суб’єкта звернення спосіб його повідомлення про результат надання адміністративної послуги, а також спосіб передачі суб’єктові звернення вихідного пакета документів (особисто, засобами поштового або телекомунікаційного зв’язку), про що зазначається в описі вхідного пакета документів у паперовій та/або електронній формі.
6.9. Адміністратор здійснює реєстрацію вхідного пакета документів через внесення даних до системи документообігу в електронній формі.
6.10. Після внесення даних справі присвоюється номер, за яким здійснюється її ідентифікація та який фіксується на бланку заяви і в описі вхідного пакета документів.
6.11. У разі, якщо вхідний пакет документів отриманий засобами поштового зв’язку і не містить інформації про прийнятний для суб’єкта звернення спосіб його повідомлення, адміністратор не пізніше наступного робочого дня надсилає суб’єктові звернення опис вхідного пакета документів електронною поштою (та/або його зіскановану копію) чи іншими засобами телекомунікаційного зв’язку.
6.12. Після реєстрації вхідного пакета документів адміністратор формує справу у паперовій та/або електронній формі та у разі потреби здійснює її копіювання та/або сканування.
6.13. Інформацію про вчинені дії адміністратор вносить до реєстраційно-контрольної картки системи документообігу в електронній формі (крім випадків, коли адміністратор є суб’єктом надання адміністративної послуги). Реєстраційно-контрольна картка справи також містить відомості про послідовність дій (етапів), необхідних для надання адміністративної послуги, та залучених суб’єктів надання адміністративних послуг.

 

7. Опрацювання справи (вхідного пакета документів)

7.1. Після вчинення дій, передбачених у розділі 6 цього Регламенту, адміністратор зобов’язаний невідкладно, але не пізніше наступного робочого дня, надіслати (передати) вхідний пакет документів суб’єктові надання адміністративної послуги, до компетенції якого належить питання прийняття рішення у справі, про що робиться відмітка у реєстраційно-контрольній картці з зазначенням часу, дати та найменування суб’єкта надання адміністративної послуги, до якого її надіслано.
7.2. Передача справ у паперовій формі від Центру до суб’єкта надання адміністративної послуги здійснюється не менш ніж один раз протягом робочого дня через доставку працівником Центру, надсилання відсканованих документів з використанням засобів телекомунікаційного зв’язку або в інший спосіб.
7.3. Після отримання справи суб’єкт надання адміністративної послуги обов’язаний внести запис про її отримання до реєстраційно-контрольної картки з зазначенням дати та часу, прізвища, імені, по батькові відповідальної посадової особи.
7.4. Контроль за дотриманням виконавцем (виконавцями) терміну розгляду справи та прийняття рішень здійснюється адміністраторами відповідно до розподілу обов’язків керівником Центру.
У разі виявлення факту (фактів) порушення щодо розгляду справи (вимог щодо термінів надання адміністративної послуги згідно з технологічною карткою тощо) або вимог діючого законодавства в процесі надання адміністративної послуги посадовою чи службовою особою суб’єкта надання адміністративної послуги адміністратор зобов’язаний невідкладно інформувати про це керівника Центру.
7.5. Суб’єкт надання адміністративної послуги зобов’язаний:
а). Своєчасно інформувати Центр про перешкоди у дотриманні строку розгляду справи та прийнятті рішення, інші проблеми, що виникають під час розгляду справи.
б). Надавати інформацію на усний або письмовий запит (у тому числі через надсилання на адресу електронної пошти) адміністратора про хід розгляду справи.

 

8. Передача вихідного пакета документів суб’єктові звернення

8.1. Суб’єкт надання адміністративної послуги невідкладно, але не пізніше наступного робочого дня після оформлення результату надання адміністративної послуги, формує вихідний пакет документів, здійснює його реєстрацію та передає його до Центру відповідно до реєстру.
8.2. Адміністратор невідкладно у день надходження вихідного пакета документів повідомляє про результат надання адміністративної послуги суб’єкта звернення у спосіб, зазначений в описі вхідного пакета документів (телефоном, електронною поштою чи іншими засобами телекомунікаційного зв’язку).
8.3. Вихідний пакет документів передається суб’єктові звернення особисто під розписку (у тому числі його уповноваженому представникові) у разі пред’явлення документа, що посвідчує особу та/або засвідчує його повноваження, або у випадках, передбачених законодавством, передається в інший прийнятний для суб’єкта звернення спосіб.
8.4. Інформація про дату отримання вихідного пакета документів суб’єктом звернення зберігається у матеріалах справи.
8.5. У разі не зазначення суб’єктом звернення зручного для нього способу отримання вихідного пакета документів або його неотримання у Центрі протягом двох місяців відповідні документи надсилаються суб’єктові звернення засобами поштового зв’язку.
8.6. У разі відсутності відомостей про місце проживання (місцезнаходження) суб’єкта звернення та іншої контактної інформації вихідний пакет документів зберігається протягом тримісячного строку у Центрі, а потім передається для архівного зберігання.
8.7. У разі, якщо адміністративна послуга надається невідкладно, адміністратор Центру реєструє інформацію про результат розгляду справи у журналі (у паперовій та/або електронній формі), негайно формує вихідний пакет документів та передає його суб’єктові звернення.
8.8. Відповідальність за несвоєчасне та неналежне надання адміністративних послуг несуть суб’єкти надання таких послуг та у межах повноважень адміністратори і керівник Центру.
8.9. Інформація про кожну надану адміністративну послугу та справу у паперовій (копія) та/або електронній (відскановані документи) формі, зокрема заява суб’єкта звернення, результат надання адміністративної послуги зберігається у Центрі.
8.10. Усі матеріали справи зберігаються у суб’єкта надання адміністративної послуги.